C'est la période de l'année où la plupart d'entre nous prévoient de prendre des vacances bien méritées avec leur famille et leurs amis. Pendant que vous êtes absents et que vous profitez de vos congés, nous devons nous assurer que notre environnement opérationnel reste en mouvement.
Par conséquent, si vous occupez un poste qui comprend l’approbation de dépenses, de factures ou de transactions d'achat dans l'un des systèmes de gestion, veillez à bien mettre en place les délégations nécessaires pour permettre à un(e) collègue pendant votre absence (disposant des niveaux d'approbation adéquats dans l'organisation) de vous remplacer et d'approuver en votre nom. Pendant la période de délégation, vous restez responsables des transactions à approuver.
Vous trouverez ci-joint la procédure de mise en place de la délégation dans 4PS et dans WhiteVision. Nous attendons de vous que vous instauriez vos délégations vous-mêmes selon ces procédures avant votre départ en vacances.
A retenir :
Règles importantes :
- Vous ne pouvez pas confier votre délégation à une personne qui intervient déjà dans la même chaîne d’approbation. Par exemple : si votre N+1 doit approuver après vous, vous ne pouvez pas choisir cette personne pour vous remplacer dans le flux d'approbation pendant votre absence.
- Une délégation ne peut jamais se faire à un niveau inférieur que vous dans la structure organisationnelle. En principe, votre N-1 n'aura pas le même niveau d'approbation que vous. Vous devez donc choisir une personne du même niveau hiérarchique que vous, ou d'un niveau supérieur, à condition qu'elle ne fasse pas déjà partie de la chaîne d'approbation.
- Une délégation ne peut être accordée qu'à des utilisateurs déjà existants dans les systèmes.
- Une délégation est exceptionnelle et ne peut être effectuée que pour la période où vous êtes absents.
En cas de problèmes (par exemple en cas d'absence imprévue d'un approbateur), les délégations peuvent se demander via l’équipe de Finance Support en envoyant un email à accounting.be@besix.com. La demande de délégation peut être envoyée par email par :
- l'utilisateur qui demande qu'une délégation soit faite en son nom. Nous vous conseillons vivement de le faire vous-même, sauf circonstances exceptionnelles.
- un collègue qui demande une délégation au nom de son collègue (par exemple en cas d'absence imprévue d'un approbateur).
Dans les deux cas, l'utilisateur qui demande la délégation ou pour qui la délégation est demandée, la personne à qui la délégation est assignée, et leur N+1 doivent être en copie de l'email avant que toute modification ne soit effectuée dans les systèmes.
L'équipe de Finance Support vous confirmera quand la délégation est active. Le délai de mise en place d'une délégation est d'environ 1 à 2 jours ouvrables. Veuillez en tenir compte lorsque vous demandez à l'équipe Finance Support de mettre en place une délégation.
Nous vous remercions de votre collaboration pour maintenir nos opérations en marche pendant votre absence.
Vos collègues du Département Finances