Het is de tijd van het jaar waarin de meesten van ons hun welverdiende vakantie met familie en vrienden doorbrengen. In de tijd dat je afwezig bent en van jouw vakantie geniet, moeten onze dagdagelijkse activiteiten echter wel operationeel blijven.
Daarom vragen we je om, indien je een functie uitoefent waarbij je uitgaven, facturen of inkooptransacties in 4PS of in WhiteVision moet goedkeuren, ervoor zorgt dat je de vereiste delegatie hebt ingesteld zodat een collega (met het juiste goedkeuringsniveau binnen de organisatie) tijdens je afwezigheid het van je kan overnemen en in jouw naam kan goedkeuren. Tijdens de periode van de delegatie blijf je wel verantwoordelijk voor de goed te keuren transacties.
De procedure voor het delegeren van de goedkeuringsrechten in 4PS en in WhiteVision vind je in de bijlage. Er wordt van je verwacht dat je de delegatie zelf instelt voordat je op vakantie vertrekt.
Wat moeten we onthouden
Belangrijke regels:
- Een delegatie kan nooit worden toegekend aan een persoon in dezelfde goedkeuringsstroom. Bijvoorbeeld: als je N+1 na jou moet goedkeuren, dan kan deze persoon je niet vervangen tijdens je afwezigheid.
- Een delegatie kan nooit naar een lager niveau in de organisatiestructuur gaan. Je N-1 zal in principe niet hetzelfde goedkeuringsniveau hebben als jou. Kies iemand op hetzelfde hiërarchische niveau als jezelf, of hoger, zolang deze persoon niet in dezelfde goedkeuringsstroom voortkomt.
- Delegeren kan alleen aan bestaande gebruikers die reeds geïdentificeerd zijn in de applicaties.
- Een delegatie is uitzonderlijk en kan alleen worden toegepast voor een periode dat je afwezig bent.
Alleen indien er een probleem is (bijvoorbeeld in het geval van een onverwachte afwezigheid van een goedkeurder), kan je een delegatie aanvragen via het Finance Support-team door een e-mail te sturen naar accounting.be@besix.com. De e-mail met de aanvraag van de delegatie kan worden gedaan door:
- De gebruiker die een delegatie in eigen naam aanvraagt. We adviseren om dit, behoudens uitzonderlijke omstandigheden, altijd zelf te doen.
- Een collega die een delegatie aanvraagt in naam van iemand anders (bijvoorbeeld in het geval van onverwachte afwezigheid van een goedkeurder).
In beide gevallen moeten de betrokken personen en hun N+1 in kopie van de e-mail staan voordat er wijzigingen kunnen worden doorgevoerd in de betreffende applicaties.
Je ontvangt een bevestiging van het Finance Support-team wanneer de delegatie actief is. De doorlooptijd voor het instellen van een delegatie is ongeveer 1 tot 2 werkdagen. Houd hier rekening mee wanneer je vraagt om een delegatie te laten instellen.
Alvast bedankt voor de medewerking om onze activiteiten tijdens je afwezigheid draaiende te houden.
Jouw collega's van het Finance Departement