Vanaf 9 oktober 2019 wordt er onderaan elke e-mail die het BESIX-netwerk verlaat automatisch een zogenaamde disclaimer toegevoegd.
Wat is een disclaimer? Een disclaimer is een tekst die wettelijke aansprakelijkheid uitsluit. Deze tekst wordt toegevoegd aan uitgaande e-mails om eventuele juridische gevolgen ervan te beperken. Dit maakt deel uit van een goed beleid inzake het beheer en de preventie van datarisico’s. Je hebt dit soort waarschuwingsteksten ongetwijfeld al gezien aan het einde van e-mails van andere organisaties, zoals bijvoorbeeld je bank.
Waarom is dit nodig? Omdat gesproken woorden niet permanent zijn, maar geschreven tekst wel... Ieder van ons gebruikt e-mails om informatie uit te wisselen over onze projecten of missies. De inhoud van deze mails en eventuele bijlagen bevatten mogelijk vertrouwelijke informatie. In het kader van juridische voorzichtigheid wordt er tegenwoordig vaak een disclaimer toegevoegd om de risico's verbonden aan gegevensuitwisseling te beperken. BESIX zal dit vanaf 9 oktober 2019 toepassen.
Wat staat er concreet in deze tekst? De disclaimer wordt enkel in het Engels toegevoegd en luidt als volgt:
Any business communication sent by or on behalf of BESIX Group NV/SA or one of its affiliated firms or other entities (together "BESIX Group") is confidential and may be privileged or otherwise protected. If you receive it in error please inform the sender and then delete it immediately from your system. You should not copy it or disclose its contents to anyone. Please be aware that messages sent to and from BESIX Group may be monitored for reasons of security, to protect our business, and to ensure compliance with legal and regulatory obligations and our internal policies. Emails are not a secure method of communication, can be intercepted and cannot be guaranteed to be error free. Anyone who communicates with us by email is taken to understand and accept the above.
NL vertaling:
Alle zakelijke communicatie die wordt verstuurd door of namens BESIX Group NV/SA, een van zijn verbonden vennootschappen of andere entiteiten (samen "BESIX Group"), is vertrouwelijk en kan wettelijk bevoorrecht of anderszins beschermd zijn. Als u bij vergissing een mail ontvangt, informeer dan de afzender en verwijder het bericht onmiddellijk uit uw systeem. U mag de mail niet kopiëren of de inhoud ervan openbaar maken. Gelieve er rekening mee te houden dat berichten verstuurd door en naar BESIX gecontroleerd kunnen worden om veiligheidsredenen, om onze activiteiten te beschermen en ervoor te zorgen dat de wettelijke en reglementaire verplichtingen evenals ons intern beleid worden nageleefd. E-mails zijn geen veilig communicatiemiddel, kunnen worden onderschept en er is geen garantie dat ze foutloos zijn. Iedereen die via e-mail met ons communiceert, wordt geacht het bovenstaande te begrijpen en te aanvaarden.
Voor wie geldt dit? De disclaimer heeft betrekking op alle e-mails die het “besix.com”-netwerk verlaten. Dat geldt dus ook voor onze collega’s van BESIX NV, BESIX RED, BESIX STAY, SOCOGETRA, BESIX GROUP en BESIX INFRA.
Wat moet je doen? Niets. De tekst wordt automatisch onderaan je e-mails toegevoegd van zodra die het BESIX-net verlaten, ongeacht of je Outlook op je desktop, laptop of smartphone gebruikt. De disclaimer zal worden toegevoegd aan zowel reguliere als doorgestuurde mails (forward) en antwoorden (reply). Je zal deze tekst niet zien, tenzij je de e-mail afdrukt. Hij zal natuurlijk wel zichtbaar zijn voor de geadresseerden.
Opgelet: Als je om welke reden dan ook gewoonlijk een persoonlijke disclaimer onder je handtekening plakt, moet je deze permanent verwijderen. De disclaimer van BESIX neemt elk ander initiatief over en vervangt het.
Bedankt voor je actieve medewerking bij het voorkomen van IT-risico's.