A partir du 9 octobre 2019), un texte appelé disclaimer sera automatiquement ajouté en bas de page dans chaque email sortant du réseau BESIX.
Qu’est-ce qu’un disclaimer ? Un disclaimer est un texte d’exclusion de responsabilité légale qui est ajouté aux emails émis afin d’en atténuer les éventuelles conséquences juridiques. Cela fait partie d’une bonne politique de gestion des risques liés aux données, et de prévention de ceux-ci. Vous avez d’ailleurs certainement déjà vu ce type de message d’avertissement à la fin d’emails émis par d’autres organisations, comme votre banque par exemple.
Pourquoi est-ce nécessaire ? Parce que si les paroles s’envolent, les écrits restent… Chacun de nous utilise l’email pour échanger des informations à propos de nos projets ou missions. Le contenu de ces emails, ainsi que de leurs pièces jointes éventuelles, sont susceptibles de contenir des informations confidentielles. Dans un souci de respect du principe de prudence juridique, l’ajout d’un avis de non-responsabilité est devenu une pratique courante pour gérer les risques liées aux échanges d’information et BESIX l’adoptera dès le 9 octobre 2019.
Concrètement, que dit ce texte ? Ce texte, qui sera uniquement ajouté en anglais, sera libellé comme suit : Any business communication sent by or on behalf of BESIX Group NV/SA or one of its affiliated firms or other entities (together "BESIX Group") is confidential and may be privileged or otherwise protected. If you receive it in error please inform the sender and then delete it immediately from your system. You should not copy it or disclose its contents to anyone. Please be aware that messages sent to and from BESIX Group may be monitored for reasons of security, to protect our business, and to ensure compliance with legal and regulatory obligations and our internal policies. Emails are not a secure method of communication, can be intercepted and cannot be guaranteed to be error free. Anyone who communicates with us by email is taken to understand and accept the above.
Qui est concerné? Le disclaimer sera appliqué aux emails sortant du réseau « besix.com », c’est-à-dire pour les collègues de BESIX SA, BESIX RED, BESIX STAY, SOCOGETRA, BESIX GROUP et BESIX INFRA.
Que devez-vous faire ? Rien. Ce texte sera ajouté automatiquement en bas de vos emails dès qu’ils sortiront du réseau BESIX, que vous utilisiez Outlook sur votre desktop, laptop ou via smartphone. Notez qu’il sera ajouté aussi bien aux envois réguliers qu’aux réponses (reply) et transferts (forward). Il ne sera pas visible pour vous, sauf si vous imprimez votre email. Il sera bien entendu visible pour vos destinataires.
Attention : Si pour une raison ou l’autre, vous aviez l’habitude de coller un disclaimer personnel sous votre signature, vous devez l’effacer définitivement. Le disclaimer de BESIX prend le relais et remplace toute autre initiative.
Merci pour votre active collaboration à la prévention des risques informatiques.