Microsoft introduceert een belangrijke verandering in de manier waarop bestanden en mappen via SharePoint en OneDrive met personen buiten onze organisatie gedeeld worden.
Wat verandert er?
Tot nu toe konden mensen buiten onze organisatie gedeelde content openen via een eenmalige toegangscode. Je stuurde die code per e-mail zonder dat ze als gastgebruiker aan onze directory toegevoegd moesten worden. Microsoft stopt met die verouderde manier van het delen en vervangt ze door Microsoft Entra B2B-gasttoegang. Concreet betekent dit dat vóór je content kan delen, eerst voor elke externe gebruiker een gastaccount moet maken. Die wijziging geldt zowel voor SharePoint als OneDrive en kan niet uitgeschakeld worden .
Wat betekent dit concreet voor jou?
- Links delen met BESTAANDE externe gasten: Als de persoon met wie je deelt al een gastaccount heeft in de BESIX Group-omgeving, blijft delen gewoon werken zoals voorheen. Sommige externe gebruikers die in het verleden toegang kregen, kunnen nu een "Access Denied"-melding zien wanneer ze mappen of documenten openen die eerder met hen werden gedeeld. Dat komt omdat Microsoft nu eist dat die gebruikers een gastaccount in onze BESIX Group-omgeving hebben. Als een van je externe contacten een toegangsprobleem meldt, neem dan contact op met de BESIX ICT Service Desk. Zodra het gastaccount is aangemaakt, wordt de toegang hersteld.
- Links delen met NIEUWE externe gasten: Als je content wilt delen met iemand die nog nooit eerder als gast aan de BESIX Group-omgeving werd toegevoegd, dan moet er eerst een gastaccount aangemaakt worden. Binnen de BESIX Group-omgeving kunnen standaardgebruikers om veiligheidsredenen zelf geen gastaccounts maken. Daardoor is delen met nieuwe externe contacten vandaag niet mogelijk totdat ICT een gastaccount heeft gemaakt. In de komende dagen voeren we een selfservice-oplossing in om de registratie van nieuwe gastgebruikers te vereenvoudigen. Neem tot die tijd contact op met de BESIX ICT Service Desk om de aanmaak van een nieuw gastaccount aan te vragen.
Waarom voert Microsoft deze verandering door?
De update versterkt de beveiliging en governance door ervoor te zorgen dat alle externe partners via Microsoft Entra B2B worden beheerd. Gastgebruikers kunnen dan onder dezelfde beveiligingscontroles en auditmogelijkheden vallen die binnen Microsoft 365 worden gebruikt.
Hulp nodig?
Als een externe gebruiker een "Access Denied"-melding ontvangt, als je informatie met een nieuw extern contact wil delen of als je vragen hebt over het delen van documenten met externe partners, neem dan contact op met de BESIX ICT Service Desk. De BESIX ICT Service Desk is bereikbaar via het ICT Service Desk-portaal, telefonisch op +32 2 402 65 55 of per e-mail.