Microsoft introduit un changement important dans la manière dont les fichiers et les dossiers sont partagés avec des personnes extérieures à notre organisation via SharePoint et OneDrive.
Qu’est-ce qui change ?
Jusqu’à présent, les destinataires externes pouvaient accéder au contenu partagé au moyen d’un code d’accès à usage unique envoyé par e-mail, sans être ajoutés à notre annuaire en tant qu’utilisateur invité. Microsoft met fin à cette ancienne méthode de partage et la remplace par l’accès invité Microsoft Entra B2B. Désormais, un compte invité doit être créé pour chaque utilisateur externe avant que du contenu puisse être partagé. Ce changement s’applique à SharePoint et à OneDrive, et il ne peut pas être désactivé.
Qu’est-ce que cela signifie pour vous ?
- Partager des liens avec des invités externes EXISTANTS : si la personne avec laquelle vous partagez dispose déjà d’un compte invité dans l’environnement BESIX Group, le partage continuera de fonctionner normalement. Cependant, certains utilisateurs externes qui ont reçu un accès par le passé peuvent désormais voir un message « Accès refusé » lorsqu’ils ouvrent des dossiers ou des documents qui leur avaient été partagés auparavant. Cela s’explique par le fait que Microsoft exige désormais que ces utilisateurs disposent d’un compte invité dans notre environnement BESIX Group. Si l’un de vos contacts externes signale un problème d’accès, veuillez contacter le BESIX ICT Service Desk. Une fois le compte invité créé, l’accès sera rétabli.
- Partager des liens avec de NOUVEAUX invités externes : si vous souhaitez partager du contenu avec une personne qui n’a encore jamais été ajoutée à l’environnement BESIX Group, un compte invité doit d’abord être créé. Au sein de l’environnement BESIX Group, les utilisateurs standards ne peuvent pas créer eux-mêmes de comptes invités pour des raisons de sécurité. Par conséquent, le partage avec de nouveaux contacts externes n’est actuellement pas possible tant que le compte invité n’a pas été créé par ICT. Dans les prochains jours, une solution en libre-service sera mise en place afin de simplifier l’enregistrement des nouveaux utilisateurs invités. D’ici là, veuillez contacter le BESIX ICT Service Desk pour demander la création d’un nouveau compte invité.
Pourquoi Microsoft apporte-t-il ce changement ?
Cette mise à jour renforce la sécurité et la gouvernance en garantissant que tous les collaborateurs externes sont gérés via Microsoft Entra B2B. Les utilisateurs invités peuvent ainsi être couverts par les mêmes contrôles de sécurité et capacités d’audit que ceux utilisés dans l’ensemble de Microsoft 365.
Besoin d’aide ?
Si un utilisateur externe reçoit un message « Access Denied », si vous devez partager du contenu avec un nouveau contact externe, ou si vous avez des questions concernant le partage de contenu avec des partenaires externes, veuillez contacter le BESIX ICT Service Desk. Le Service Desk ICT de BESIX est joignable via le portail du Service Desk ICT, par téléphone au +32 2 402 65 55 ou par e-mail.
