Chers collègues,
Pour réussir, toute entreprise doit bien intégrer ses processus opérationnels et ses systèmes informatiques. Un système informatique est en effet chargé de fournir la technologie qui appuie la stratégie commerciale ou opérationnelle. C’est aussi le cas chez BESIX. Cependant, en raison de la croissance quotidienne en taille et en profondeur de notre entreprise, il est devenu nécessaire d’identifier un nouveau rôle dans notre organisation pour comprendre l’activité d’un point de vue des processus communs : le rôle de « Business Process Owner » (BPO).
La mise en place d’un système de Business Process Owners dans l’entreprise représente une étape importante dans l’alignement de nos méthodes de travail au sein du Groupe. Par conséquent, afin de fournir le levier stratégique « Créer des synergies entre nos méthodes de travail », des Business Process Owners ont été nommés.
Qu’est-ce qu’un BPO concrètement ?
Un Business Process Owner peut être comparé à un responsable de département dans sa supervision d’une partie de l'organisation. En revanche, son domaine est lié à un processus, non à un secteur fonctionnel tel que les RH, la finance ou les opérations. Un BPO surveille un processus complet de bout en bout, en s’intéressant à plusieurs services fonctionnels. L’avantage de cette optique de synergie repose sur sa capacité à fédérer des ressources pour aligner la stratégie sur les opérations.
Quelles sont les principales responsabilités des BPO ?
Chaque BPO sera responsable de la normalisation des processus dans son domaine d’expertise, et de l’évaluation et de l’accompagnement de nouvelles initiatives d’intérêt commun dans un secteur fonctionnel défini. Les BPO collaboreront étroitement avec toutes les business units dans toutes les régions.
La normalisation des processus est souvent liée à la mise en œuvre de nouveaux systèmes informatiques. Le BPO doit s’assurer que les processus et les systèmes mis en œuvre dans l’entreprise le sont de manière cohérente. Ceci est important afin de pouvoir partager des connaissances, regrouper notre pouvoir d’achat, définir des indicateurs de performances communs et ne plus fournir d’efforts en double. Les BPO devront collaborer très étroitement avec leurs collègues informaticiens pour la sélection de nouveaux logiciels et la mise en œuvre des nouveaux outils.
Qui sont les BPO du Groupe ?
- Finance, contrôle et achats – James Devroe
- Plant, warehousing – Philippe Giltay
- Exécution, achats chantiers – Peter Van der Donckt
- Tendering – Bart Nagels/Peter Van der Donckt
- Ingénierie, méthodes, façades – François Lederer
- Commercial, ventes – Olivier Vanderkerken
- Gestion des connaissances (IMS, BPS) – Marc Becht
- Ressources humaines – Olivier De Ridder
Fred Reyniers coordonnera la communauté des BPO.
Comment cela va-t-il fonctionner ?
Chaque entité devra nommer des responsables de processus locaux. Les BPO travailleront à établir un programme pour créer une synergie avec les responsables de processus locaux.
Ces BPO rencontreront régulièrement leurs collègues IT sous la direction de Dennis de Baar, CIO. Au cours de ces réunions, le BPO présentera les priorités de son secteur et proposera de nouveaux outils et de nouveaux projets. Après analyse de la faisabilité, de l’intérêt commun pour notre processus opérationnel, de la durée et du budget que cela représente, dans un effort conjoint avec l’équipe IT, un compte rendu sera présenté au comité de direction pour approbation. Après approbation, le BPO, en collaboration avec IT et les responsables de processus locaux, suivra le développement et la mise en œuvre.
Qu’est-ce qui va changer ?
Un exemple type est la sélection d'un nouveau logiciel. Tout type de sélection de logiciels au sein de l’entreprise sera réalisé à l’avenir par l’intermédiaire des BPO. Le BPO s’alignera sur ses collègues IT et ces derniers valideront l’adaptation des logiciels au sein du système informatique commun et contrôleront les aspects techniques.
Quelles sont les prochaines étapes ?
- Les BPO constitueront pour leur secteur une équipe de responsables de processus locaux.
- Ils rédigeront avec le département IT une politique de sélection de logiciels et la présenteront pour approbation au comité exécutif au cours du deuxième trimestre. Une fois que cette politique aura été approuvée, un comité de pilotage sera constitué.
Plus d’informations
Pour plus d’informations, contactez Fred Reyniers ou Dennis de Baar.
Merci pour votre active participation,
Jan Gesquière, CFO BESIX Group
Fred Reyniers, General Manager Symphony
Dennis de Baar, CIO BESIX Group