C'est la période de l'année où la plupart d'entre nous prévoient de prendre des vacances bien méritées avec leur famille et leurs amis. Pendant ces absences, il est essentiel de garantir la continuité de nos opérations afin que notre environnement de travail reste pleinement fonctionnel.
Par conséquent, si vous occupez une fonction impliquant l’approbation de dépenses, de factures ou de transactions d’achat dans l’un de nos systèmes de gestion, veillez à mettre en place les délégations nécessaires. Cela permettra à un collègue disposant des niveaux d’autorisation requis, d’approuver les demandes en votre nom. Il est important de noter que, même durant la période de délégation, vous demeurez responsable des transactions effectuées en votre nom.
Vous trouverez ci-joint la procédure à suivre pour mettre en place une délégation dans 4PS et WhiteVision. Il vous est demandé d’effectuer cette démarche vous-même, conformément aux instructions fournies, avant votre départ en congé.
A retenir
Règles importantes :
- Il est important de noter que vous ne pouvez pas désigner comme remplaçant une personne qui intervient après vous dans la chaîne d’approbation. Par exemple, si votre supérieur hiérarchique (N+1) est censé valider une demande après votre approbation, il ne peut pas être désigné comme délégataire pendant votre absence.
- Une délégation ne peut jamais être confiée à une personne occupant un niveau hiérarchique inférieur dans l’organisation. En effet, votre N-1 ne dispose pas du même niveau d’autorisation que vous. Vous devez donc désigner un collègue de niveau équivalent ou supérieur, à condition que cette personne n’intervienne pas après vous dans le flux d’approbation.
- La délégation ne peut être accordée qu’à des utilisateurs déjà existants dans le système.
- Une délégation ne peut couvrir que la période exacte de votre absence.
En cas de situation exceptionnelle (par exemple, une absence imprévue), les demandes de délégation peuvent être adressées via accounting.be@besix.com. La demande de délégation peut être envoyée par e-mail :
- Soit par l'utilisateur concerné (nous vous recommandons vivement de le faire vous-même).
- Soit par un collègue, au nom de la personne absente.
Dans les deux cas, l'utilisateur qui demande la délégation, la personne à qui la délégation est assignée et son N+1 doivent être en copie de l'e-mail avant que toute modification ne soit effectuée dans les systèmes.
L’équipe de support vous confirmera par retour d’e-mail que la délégation a bien été mise en place. Le délai de traitement est d’environ 1 à 2 jours ouvrables. Merci d’en tenir compte lorsque vous effectuez votre demande.
Nous vous remercions de votre collaboration active pour maintenir nos opérations ‘up & running’ pendant les mois d'été.
Vos collègues des Finances