We implementeren momenteel 4PS, een nieuw instrument dat begin volgend jaar AX zal vervangen in de activiteiten van BESIX NV in België. Dit nieuwe instrument zal een aantal Excel-sheets vervangen en zal, dankzij cijfers die de realiteit beter weerspiegelen, een proactievere aansturing van ieders activiteiten op alle niveaus mogelijk maken.
Beste collega’s,
Actuele en juiste informatie over de werkelijke situatie van onze activiteiten is cruciaal voor onze projectteams en onze organisatie. Onze huidige systemen (waaronder AX en Excel) zijn op dat vlak ontoereikend en AX is bovendien dringend aan vervanging toe. We willen dit momentum gebruiken om een aantal gerichte aanpassingen te doen waarmee we efficiënter kunnen werken, een groter vertrouwen kunnen hebben in onze financiële opvolging en sneller op de bal kunnen spelen om, wanneer nodig, tijdig de situatie bij te sturen.
We gaan onszelf de middelen geven om dit voor elkaar te krijgen
We implementeren momenteel 4PS. Dit nieuw platform voor bedrijfsbeheer volgt vanaf 1 januari 2022 AX op voor de activiteiten van BESIX NV in België (sector Construction, met uitzondering van de tijdelijke verenigingen).
Daar hoort ook een aangepaste manier van werken bij. Aan onze basisprocessen verandert er niets fundamenteels, maar ze worden voortaan uitgevoerd binnen één geïntegreerde tool: van het budget en de bestellingen die op de werf geplaatst worden over de opvolging van meerwerken en de facturatie aan onze klanten.
Verandering, maar dan ten goede
Concreet? Een aantal Excel-sheets zal worden vervangen door 4PS en updates van de cijfers zullen frequenter gebeuren. Dit laat iedereen binnen de organisatie toe om regelmatig een duidelijk beeld te hebben van waar we staan, zowel op het vlak van actuele “C2” kosten als van de “C3” einde werk prognose. Tegelijkertijd bouwen we zo ook een rijke database uit waarmee we in de toekomst budgetten accurater kunnen bepalen en kansen en risico’s kunnen identificeren. Bovendien kunnen we de rapporteringen opvragen in één enkel platform in plaats van een veelvoud van documenten.
Jullie hebben alle troeven in handen
We hanteren een aantal principes om het succes van deze operatie te garanderen:
- Deze eerste fase is enkel van toepassing op een beperkte perimeter: de activiteiten van BESIX NV in België (sector Construction, met uitzondering van de tijdelijke verenigingen).
- We werken met een standaardversie van het 4PS-instrument, zonder complexe aanpassingen te doen.
- Het nieuw platform werd vooraf in een zo goed als levensechte situatie uitgeprobeerd om er zeker van te zijn dat het aan onze behoeften voldoet.
- We investeren in alles wat nodig is om bij te dragen aan het succes van het project: alle betrokken afdelingen zijn vertegenwoordigd in de werkgroepen, deskundigen op het gebied van verandermanagement begeleiden ons gedurende het hele proces en voor elke betrokken medewerker zal een opleidingsprogramma voor het nieuw platform worden opgezet.
- Het project wordt door zowel de business- als de IT-afdeling ondersteund, met respectievelijk Stéphane Glorieux en Frédéric Schoenaers als projectverantwoordelijken.
Het project boekt grote vooruitgang
We leggen momenteel de laatste hand aan de eerste systeemconfiguraties zodat we eind september met de eerste testen kunnen beginnen. Ons doel is om dit nieuwe instrument op 1 januari 2022 (het begin van ons boekjaar) in gebruik te nemen.
Zonder jou is dit niet mogelijk
Een groot aantal onder jullie gaan met dit nieuw platform en de geïntegreerde manier van werken te maken krijgen. Jouw bijdrage is dan ook heel belangrijk. Steun je collega’s die dagelijks aan dit project werken, ook als je zelf niet rechtstreeks betrokken bent. Ben je actief betrokken bij de invoering van dit nieuw platform? Investeer dan voldoende tijd en energie om van dit essentiële project een succes te maken.
Geef verdere vragen of opmerkingen gerust via je verantwoordelijken aan ons 4PS projectteam door.
Namens de hele directie wil ik je bij voorbaat bedanken. We houden je uiteraard op de hoogte van de vorderingen van het project.
Pierre Sironval
Deputy CEO
