Pour un bon pilotage, il nous faut de bons instruments!

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Nous sommes en train d’implémenter un nouvel outil 4PS qui devra remplacer AX en début d’année dans les activités de BESIX SA en Belgique. Ce nouvel outil va remplacer un certain nombre de tableaux Excel et, grâce à des chiffres qui correspondront mieux à la réalité, permettre un pilotage plus proactif des activités de chacun et à tous les niveaux.

Chers collègues,

Disposer d’une information actuelle et correcte concernant la situation réelle de nos activités est essentiel pour nos équipes de projet et pour notre organisation. Nos systèmes actuels (dont AX et Excel) sont insuffisants et AX doit par ailleurs être remplacé à court terme. Nous voulons profiter de cette opportunité pour effectuer quelques adaptations précises qui nous permettront de travailler de manière plus efficace, d’avoir une plus grande confiance dans nos chiffres et de réagir plus rapidement pour, quand cela s’avère nécessaire, corriger la situation à temps.

Nous allons nous donner les moyens pour y arriver

Nous implémentons actuellement un nouvel outil de gestion d’entreprise, appelé 4PS, qui prendra le relais d’AX au 1er janvier 2022 pour les activités de BESIX SA en Belgique (secteur Construction et en excluant les associations momentanées).

Ce nouvel outil s’accompagne d’une manière de travailler adaptée. Rien ne change fondamentalement au niveau de nos processus de base, mais ils vont désormais se dérouler au sein d’un outil intégré : du budget, en passant par les commandes qui sont faites sur les chantiers, jusqu’au suivi des travaux supplémentaires et de la facturation de nos clients.

Du changement, mais vers un mieux

Concrètement, un certain nombre de tableaux Excel seront remplacés par l’outil 4PS et la fréquence de mise à jour des chiffres sera augmentée. Cela permettra à l’ensemble de l’organisation d’avoir régulièrement une idée claire de notre situation, tant au niveau des coûts actuels “C2” que des prévisions fin de chantier “C3”. En ce faisant, nous construisons également une base de données riche qui permettra, dans le futur, de mieux calculer les budgets et de mieux identifier des risques et des opportunités. De plus, nous pourrons consulter les rapports au sein d’un seul outil plutôt qu’à travers une multitude de documents.

Nous avons mis toutes les chances de votre côté

Nous avons mis en place des principes pour assurer le succès de cette opération :

  1. Cette première phase s’applique à un périmètre limité : les activités de BESIX SA en Belgique (secteur Construction et en excluant les associations momentanées).
  2. Nous travaillons avec une version standard de l’outil 4PS, sans faire de personnalisation complexe.
  3. Le nouvel outil a été examiné en situation presque réelle au préalable afin de bien vérifier qu’il réponde à nos besoins.
  4. Nous investissons dans tout ce qui est nécessaire pour contribuer à la réussite du projet : tous les départements concernés sont représentés dans les groupes de travail, des experts en gestion du changement nous accompagnent tout au long du processus et un programme de formation au nouvel outil sera mis en place pour chaque collaborateur concerné.
  5. Le projet est porté tant par le business que par l’IT, avec respectivement Stéphane Glorieux et Frédéric Schoenaers comme responsables du projet.

Le projet avance à grands pas

Nous finalisons les premières configurations du système afin de pouvoir commencer les premiers tests dès la fin septembre. Notre objectif est de démarrer avec cette nouvelle plateforme au 1erjanvier, au début de la nouvelle année comptable.

Sans vous, ce ne sera pas possible

Un grand nombre d’entre vous sont concernés par cette nouvelle plateforme et cette manière intégrée de travailler. Votre contribution est par conséquent essentielle. Même si vous n’êtes pas directement concerné, donnez votre support à vos collègues qui y sont plus impliqués. Et si vous faites partie de ceux qui participent activement à la mise en place de ce nouvel outil, veillez à y consacrer assez de votre temps et de votre énergie pour que ce projet essentiel puisse devenir un succès.

Si vous avez des questions ou des préoccupations, n’hésitez pas à les faire remonter à notre équipe de projet 4PS via vos responsables.

Au nom de toute la direction, je vous en remercie d’ores et déjà. Nous vous tiendrons bien entendu informés au fur et à mesure de l’avancement du projet.

Pierre Sironval
Deputy CEO