Beste collega's,
De toekomst van facturatie is digitaal en dat begint met Peppol op 1 januari 2026.
Vanaf die datum moeten alle elektronische B2B-facturen via het Peppol-netwerk verstuurd worden.
De Peppol-verplichting geldt voor alle Belgische btw-plichtige bedrijven, ongeacht hun grootte. Hieronder vallen zelfstandigen, kmo’s, grote bedrijven en btw-plichtige non-profitorganisaties. Het is echter niet van toepassing op facturen die worden verzonden naar consumenten (B2C), niet-btw-plichtige bedrijven of, voorlopig, bepaalde internationale transacties.
Wat is Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal netwerk voor de uitwisseling van elektronische documenten. Het wordt in heel Europa erkend als een standaard voor e-facturatie, ontworpen om facturen veilig, snel en foutloos te verzenden en te ontvangen.
Vanaf 1 januari 2026 wordt het gebruik van Peppol verplicht voor facturatie tussen Belgische btw-plichtige bedrijven.
Deze hervorming is bedoeld om:
- zakelijke transacties te moderniseren en te digitaliseren
- de belastingcontrole te versterken door btw-fraude te verminderen via geautomatiseerde monitoring
- administratief beheer voor bedrijven te vereenvoudigen
- de Belgische praktijken af te stemmen op de Europese normen voor e-facturatie gedefinieerd door EN16931.
Hoe werkt Peppol?
- Elk bedrijf krijgt een Peppol-ID, gebaseerd op hun btw-nummer.
- Facturen worden verzonden in de UBL 2.1-standaard (Peppol-BIS).
- De uitwisseling moet verlopen via een gecertificeerd toegangspunt.
- Voor BESIX wordt dit voorzien door Nymus (Veilige en efficiënte facturatie met ons Peppol Access Point - Nymus).
- Het proces is veilig, geautomatiseerd en traceerbaar, zonder handmatige e-mails.
Wat betekent dit voor BESIX?
- 4PS wordt rechtstreeks aangesloten op het Peppol-netwerk via Nymus (ons toegangspunt).
- Facturen worden automatisch verstuurd via Peppol, zonder wijzigingen aan de interne processen (goedkeuringen, validaties).
- Voor de debiteurenadministratie (Accounts Receivable): Met Nymus en Peppol blijf je je factuur gewoon in 4PS aanmaken. In plaats van ze per e-mail te versturen, wordt de factuur automatisch omgezet in het Peppol-standaardformaat en veilig verzonden via het netwerk. Klanten die op Peppol zijn aangesloten, ontvangen ze direct in hun systeem. Voor klanten die niet verbonden zijn met Peppol blijft het facturatieproces hetzelfde als vandaag. Je kunt controleren welke procedure je moet volgen in 4PS op de klantenkaart van de klant. Als het ‘Document Sending Profile’ is ingesteld op ‘PEPPOL’, wordt de factuur automatisch verzonden.
- Voor de crediteurenadministratie (Accounts Payable): Het proces blijft hetzelfde. Belangrijk is dat er niets verandert voor goedkeurders.
Hoe zit het met internationale klanten?
Als je facturen naar klanten buiten België stuurt, hangt de verplichting af van de regelgeving in het ontvangende land. Vanaf 2030 wordt elektronische facturatie de standaard in de hele Europese Unie. Je kunt Peppol vrijwillig gebruiken voor internationale facturen, zolang zowel jij als je klant aangesloten zijn op het Peppol-netwerk. Je kunt controleren of een klant aangesloten is op het Peppol-netwerk via de publieke Peppol-directory. (Peppol-directory - Zoeken)
Planning BESIX
- Zo snel mogelijk: Alle klanten contacteren om te bevestigen of we hen documenten via Peppol moeten sturen, zodat deze informatie aan hun klantenkaart kan worden toegevoegd.
- December 2025: Software-update (4PS 25.3 / Business Central 26.2 + Hubble SaaS voor WhiteVision).
- Eind 2025: Interne tests en training voor de relevante gebruikers.
- Januari 2026: Officiële overgang naar facturatie via Peppol.
Als je vragen hebt, kun je contact opnemen met Lana Pacuraru (lana.pacuraru@besix.com).