Bouwprojecten zijn van nature complex: ze brengen talrijke stakeholders, steeds veranderende technische eisen, strakke tijdschema’s en aanzienlijke financiële verplichtingen samen. In deze context zijn meningsverschillen soms onvermijdelijk. De echte uitdaging ligt niet alleen in het voorkomen ervan, maar ook in het oplossen op een manier die de oplevering van het project garandeert en de waarde voor alle partijen behoudt.
Al decennialang is een rechtszaak de standaardreactie. Toch vergen langdurige gerechtelijke of arbitrageprocedures vaak veel tijd, middelen en managementaandacht. Tegen de tijd dat er uitspraak is gedaan in een geschil, kan de oplevering van het project vertraging hebben opgelopen of zelfs in gevaar zijn gekomen, kunnen de relaties verslechterd zijn en kunnen de kansen op een praktische oplossing al lang verdwenen zijn.
BESIX voert al sinds jaar en dag grote infrastructuur-, bouw- en PPS-projecten uit en heeft daardoor uit eerste hand kunnen vaststellen dat geschillen zelden van de ene op de andere dag ontstaan. Ze zijn meestal het gevolg van onopgeloste kwesties die te lang onbehandeld blijven.
In dit artikel deelt Patrick Baeten, Secretaris-Generaal van BESIX Group, zijn visie op waarom bemiddeling voor veel geschillen in de bouwsector een effectievere oplossing biedt.
De uitkomst onder controle houden
In tegenstelling tot een rechtszaak of arbitrage houden de partijen bij bemiddeling zelf de touwtjes in handen. Bemiddelaars leggen geen beslissing op. In plaats daarvan zorgen ze voor een gestructureerde dialoog die de partijen helpt om raakvlakken te vinden en tot een oplossing te komen die voor iedereen aanvaardbaar is.
Dit onderscheid is met name van belang in de bouwsector, waar geschillen zelden beperkt blijven tot louter juridische kwesties. Vertragingen en verstoringen, ontwerpwijzigingen, ontwikkelingen op juridisch of regelgevend gebied, financiële kwesties en de verwachtingen van stakeholders zijn vaak nauw met elkaar verweven. Een via onderhandelingen tot stand gekomen oplossing kan op deze bredere realiteiten inspelen op een manier die een rechterlijke uitspraak niet kan.
Bij bemiddeling ligt de nadruk niet meer op het individueel winnen van een discussie, maar op het gezamenlijk oplossen van een gemeenschappelijk probleem, vat Patrick Baeten samen.
Geschillenbeslechting is projectmanagement!
De grootste fout bij geschillenbeslechting in de sector is niet naar de rechter stappen. Het is wel te lang wachten met het aanpakken van het meningsverschil, of die moedige discussie uitstellen. Bij veel projecten worden bezwaren uitgesteld tot na de voltooiing, in een poging om relaties in stand te houden of te voorkomen dat de voortgang wordt verstoord.
Geschillen mogen niet pas aan het einde van een project aan advocaten worden overgelaten. Ze moeten vanaf dag één worden behandeld als een integraal onderdeel van het projectbeheer, benadrukt Patrick Baeten.
Daarom pleit BESIX ervoor om bemiddeling in een vroeger stadium van het geschil in overweging te nemen. Zolang de projectteams nog actief zijn, de feiten nog vers in het geheugen liggen en de belanghebbenden nog betrokken zijn, is er vaak meer ruimte om tot een praktische oplossing te komen. Door vroegtijdig in te grijpen kan worden voorkomen dat een eenmalig meningsverschil uitgroeit tot een jarenlange juridische strijd en/of een project dat veel vertraging oploopt.
Relaties beschermen en tegelijkertijd waarde behouden
De bouwsector draait in wezen om mensen. Zelfs wanneer er geschillen ontstaan, moeten partijen vaak gedurende het hele project blijven samenwerken en werken ze in de toekomst misschien opnieuw samen.
Traditionele rechtszaken hebben de neiging om tegengestelde standpunten te versterken. Bemiddeling daarentegen stimuleert dialoog en samenwerking. Het creëert een op vertrouwen gebaseerde omgeving waarin partijen openlijk maar vertrouwelijk hun zorgen kunnen bespreken, elkaars belangen beter kunnen begrijpen en constructieve oplossingen kunnen zoeken. Maar bemiddeling gaat om meer dan alleen het in stand houden van relaties. Het gaat ook om het behoud van waarde.
Elk jaar dat wordt besteed aan geschillenbeslechting legt kapitaal vast en leidt de aandacht af van de uitvoering van projecten, zowel voor de opdrachtgever als voor de aannemer. Elk uur dat wordt besteed aan de voorbereiding van een rechtszaak, is een uur dat niet wordt besteed aan het leveren van waarde aan klanten. Bemiddeling stelt bedrijven zoals het onze in staat om energie van geschillen weer te richten op projectuitvoering, licht Patrick Baeten toe.
Geen kortere weg
Bemiddeling is echter geen universele oplossing. Het vereist een grondige voorbereiding, gedegen documentatie, besluitvormers met voldoende bevoegdheden en de bereidheid om constructief mee te werken. Projectteams moeten inzicht hebben in de technische, commerciële en juridische aspecten van het geschil, terwijl de deelnemers de bevoegdheid moeten hebben om beslissingen te nemen.
Bemiddeling biedt evenmin de garantie dat er overeenstemming wordt bereikt. Sommige geschillen zullen uiteindelijk via een rechtszaak of arbitrage moeten worden beslecht. Toch levert het proces vaak meerwaarde op. Het kan duidelijkheid scheppen over de kwesties die op het spel staan, de punten van onenigheid beperken en meer inzicht bieden in de risico’s waarmee alle partijen worden geconfronteerd.
“Daardoor biedt bemiddeling aanzienlijke potentiële voordelen, terwijl de mogelijke nadelen relatief beperkt zijn”, voegt Patrick Baeten toe.
Een meer volwassen benadering van geschillenbeslechting
De bouwsector staat onder toenemende druk om sneller, duurzamer en met meer zekerheid te presteren, terwijl de marges klein blijven. Langdurige geschillen zijn noch in het belang van de opdrachtgevers, noch van de aannemers. Ze leiden de aandacht af van een tijdige oplevering van projecten, zorgen voor hogere kosten en nemen veel managementtijd in beslag. Daarom is BESIX van mening dat bemiddeling niet langer als een uitzonderlijke maatregel moet worden gezien. Het moet worden beschouwd als een normaal onderdeel van verantwoord projectbeheer.
Naarmate bouwprojecten steeds meer verweven raken en risicoprofielen steeds complexer worden, zullen mechanismen voor vroegtijdige geschillenbeslechting voor de aannemer en de eigenaar van het goed eerder een concurrentievoordeel worden dan een administratieve formaliteit. In de bouwsector speelt complexiteit altijd een rol.
De uitdaging voor de sector is niet om conflicten die waarde toevoegen uit te bannen, maar om beter te worden in het oplossen van conflicten voordat ze de waarde die we samen creëren ondermijnen. De beste projecten zijn niet de projecten zonder geschillen. Het zijn de projecten die geschillen in een vroeg stadium, op constructieve wijze en parallel met de effectieve voltooiing aanpakken en oplossen, besluit Patrick Baeten.
