Het is de tijd van het jaar waarin de meesten van ons in Europa van plan zijn om hun welverdiende vakantie met familie en vrienden door te brengen. In de tijd dat je afwezig bent en van jouw vakantie geniet, moeten we er echter voor zorgen dat onze operationele omgeving blijft draaien.
Daarom willen we je graag vragen om, als je een functie hebt waarbij je uitgaven, facturen of inkooptransacties in een van de bedrijfssystemen moet goedkeuren, ervoor zorgt dat je de vereiste delegaties hebt ingesteld zodat een collega (met de juiste goedkeuringsniveaus in de organisatie) het van je kan overnemen en namens jou kan goedkeuren. Tijdens deze delegatie blijf je wel verantwoordelijk voor de transacties.
De procedure voor het delegeren van goedkeurdersrechten in 4PS en in WhiteVision vind je in de bijlage. Er wordt dus van je verwacht dat je de delegatie zelf instelt voordat je op vakantie vertrekt.
Te onthouden
Belangrijke regels:
- Een delegatie kan nooit toegekend worden aan een persoon in dezelfde goedkeuringsstroom. Bijvoorbeeld: als je N+1 na jou moet goedkeuren, kun je deze persoon niet kiezen om jou te vervangen in de goedkeuringsflow tijdens je vakantie.
- Een delegatie kan nooit naar een lager niveau in de organisatiestructuur gaan. Je N-1 zal niet hetzelfde goedkeuringsniveau hebben als jij. Kies iemand op hetzelfde hiërarchische niveau als jij, of hoger, zolang deze persoon niet na jou komt in dezelfde goedkeuringsstroom.
- Delegeren kan alleen aan bestaande gebruikers in het systeem.
- Een delegatie kan alleen worden uitgevoerd voor de periode dat je afwezig bent.
Als je problemen hebt (vb. onverwachte afwezigheid), vraag dan een delegatie aan via accounting.be@besix.com. De e-mail voor het aanvragen van de delegatie kan gedaan worden door:
- De gebruikers die een delegatie in hun eigen naam aanvragen (We raden je aan om dit zelf te doen).
- Of een collega die een delegatie aanvraagt in naam van iemand anders (in geval van onverwachte afwezigheid).
- In beide gevallen moeten de gebruiker voor wie de delegatie is, de toegewezen gedelegeerde persoon en hun N+1 in kopie van de e-mail staan voordat er wijzigingen worden doorgevoerd in de systemen.
Je ontvangt een bevestiging van het supportteam wanneer de delegatie is ingesteld. De doorlooptijd voor het instellen van een delegatie is ongeveer 1-2 werkdagen. Houd hier rekening mee als je het supportteam vraagt om een delegatie in te stellen.
Bedankt voor jullie actieve medewerking om onze operationele omgeving tijdens de zomermaanden draaiende te houden.
Jouw collega's van het Financieel Departement.