C'est la période de l'année où la plupart d'entre nous prévoient de prendre des vacances bien méritées avec leur famille et leurs amis. Pendant que vous êtes absents et que vous profitez de vos vacances, nous devons nous assurer que notre environnement opérationnel reste en mouvement.
Par conséquent, si vous occupez un poste qui comprend l’approbation de dépenses, de factures ou de transactions d'achat dans l'un des systèmes de gestion, veuillez à bien mettre en place les délégations nécessaires pour permettre à un collègue (disposant des niveaux d'approbation adéquats dans l'organisation) de vous remplacer et d'approuver en votre nom. Pendant la période de délégation, vous restez responsables des transations.
Vous trouverez ci-joint la procédure de mise en place de la délégation dans 4PS et dans WhiteVision. Nous attendons de vous que vous instauriez vos délégations vous-mêmes selon ces procédures avant votre départ en vacances.
A retenir
Règels importantes:
- Vous ne pouvez pas confier votre délégation à une personne qui intervient après vous dans la chaîne d’approbation. Par exemple : si votre N+1 doit approuver après vous, vous ne pouvez pas choisir cette personne pour vous remplacer dans le flux d'approbation pendant vos vacances.
- Une délégation ne peut jamais se faire à un niveau inférieur dans la structure organisationnelle. Votre N-1 n'aura pas le même niveau d'approbation que vous. Vous devez donc choisir une personne du même niveau hiérarchique que vous, ou d'un niveau supérieur, à condition qu'elle ne passe pas après vous dans le flux d'approbation.
- Une délégation ne peut être accordée qu'à des utilisateurs déjà existants dans le système.
- Une délégation ne peut être effectuée que pour la période où vous êtes absents.
En cas de problèmes (ex. absence imprévue), les délégations peuvent se demander via accounting.be@besix.com. La demande de délégation peut être envoyée par email par:
- Soit l'utilisateur qui demande qu'une délégation soit faite en son nom (nous vous conseillons vivement de le faire vous-même).
- Soit un collègue qui demande une délégation au nom de son collègue (en cas d'absence imprévue).
- Dans les deux cas, l'utilisateur qui demande la délégation, la personne à qui la délégation est assignée, et son N+1 doivent être en copie de l'e-mail avant que toute modification ne soit effectuée dans les systèmes.
L'équipe de support vous confirmera que la délégation a été mise en place. Le délai de mise en place d'une délégation est d'environ 1 à 2 jours ouvrables. Veuillez en tenir compte lorsque vous demandez à l'équipe de support de mettre en place une délégation.
Nous vous remercions de votre collaboration active pour maintenir nos opérations ‘up & running’ pendant les mois d'été.
Vos collègues des Finances