Mise en place de 4PS pour permettre un pilotage plus proactif

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Chers collègues,

Disposer d’une information actuelle et correcte concernant la situation réelle de nos activités est essentiel pour nos équipes de projet et pour notre organisation. Nos systèmes actuels (dont AX et Excel) sont insuffisants et AX doit par ailleurs être remplacé à court terme. Nous voulons profiter de cette opportunité pour effectuer quelques adaptations précises qui nous permettront de travailler de manière plus efficace, d’avoir une plus grande confiance dans nos chiffres et de réagir plus rapidement pour, quand cela s’avère nécessaire, corriger la situation à temps.

A cette fin nous avons démarré l’implémentation d’un nouvel outil de gestion d’entreprise, appelé 4PS, qui prendra le relais d’AX au 1er janvier 2022 sur le périmètre de BESIX SA en Belgique (secteur Construction et en excluant les JV). Avec 4PS, nous avons sciemment choisi une solution existante qui a déjà prouvé ses qualités dans le secteur de la construction.

En parallèle de cette nouvelle plateforme, nous ferons également évoluer notre manière de travailler. Si rien ne change fondamentalement au niveau de nos processus de base, ils se dérouleront désormais au sein d’un outil intégré : du budget, en passant par les commandes qui sont faites sur les chantiers, jusqu’au suivi des travaux supplémentaires et de la facturation de nos clients.

Concrètement, les tableaux Excel, souvent synonymes de fautes, seront remplacés par l’outil 4PS comme “single source of truth et la fréquence de mise à jour des chiffres sera augmentée. Cela permettra à l’ensemble de l’organisation d’avoir régulièrement une idée claire de notre situation, tant au niveau des coûts actuels “C2” que des prévisions fin de chantier “C3”. En ce faisant, nous construisons une base de données riche qui permettra, dans le futur, de mieux calculer les budgets et de mieux identifier des risques et des opportunités. En outre, nous pourrons consulter les rapports au sein d’un seul outil plutôt qu’à travers une multitude de documents.

Actuellement nous finalisons les premières configurations du système afin de pouvoir commencer les premiers tests dès la fin septembre. Le défi est de taille, mais notre objectif est de démarrer avec 4PS au 1erjanvier (début de la nouvelle année comptable). J’insiste sur le fait que ce projet est porté tant par le business que par l’IT, avec respectivement Stéphane Glorieux et Frédéric Schoenaers comme responsables du projet. Ils sont naturellement disponibles pour répondre à vos questions.

Bien entendu, la mise en place de cette plateforme demande la contribution d’un grand nombre de collaborateurs, tant pour la configuration de l’outil que pour le tester. De nombreux collaborateurs devront être formés et se familiariser avec cet outil.

Nous comptons sur votre leadership pour que ce changement important soit un succès pour BESIX. Je vous demande dès lors de permettre à vous-même et à vos équipes d’y consacrer le temps et l’énergie nécessaire. Veillez également à remonter vers l’équipe de projet 4PS les attentes et résistances potentielles dont vos collaborateurs vous feraient part. Ceci est important pour la réussite de ce projet.

Ce projet est un pilier essentiel de nos « Principles To Excel ». Il permettra à chacun, à tous les niveaux de BESIX, que ce soit au siège ou sur nos chantiers, de mieux travailler ensemble grâce à un meilleur suivi.

Ensemble avec Stéphane et Frédéric, nous vous tiendrons bien entendu informés de l’évolution du projet.

Bien à vous et merci d’avance pour votre support enthousiaste,

Pierre