Invoering van 4PS om proactiever te kunnen aansturen

2 min read

Beste collega’s,

Actuele en juiste informatie over de werkelijke situatie van onze activiteiten is cruciaal voor onze projectteams en onze organisatie. Onze huidige systemen (waaronder AX en Excel) zijn op dat vlak ontoereikend en AX is bovendien dringend aan vervanging toe. We willen dit momentum gebruiken om een aantal gerichte aanpassingen te doen waarmee we efficiënter kunnen werken, een groter vertrouwen kunnen hebben in onze financiële opvolging en sneller op de bal kunnen spelen om, wanneer nodig, tijdig de situatie bij te sturen.

Om dit te bereiken zijn we gestart met de implementatie van 4PS. Deze managementtool vervangt vanaf 1 januari 2022 AX voor de perimeter van BESIX NV in België (sector Construction en met uitzondering van de tijdelijke verenigingen). Met 4PS hebben we heel bewust gekozen voor een bestaande oplossing die haar kwaliteiten reeds bewezen heeft in de bouwsector.

Samen met dit nieuwe platform gaat ook onze manier van werken in zekere mate evolueren. Hoewel onze basisprocessen zeker niet fundamenteel veranderen, worden ze voortaan uitgevoerd binnen één geïntegreerde tool: van het budget en de bestellingen die op de werf geplaatst worden over de opvolging van meerwerken en de facturatie aan onze klanten.

Concreet? Foutgevoelige Excel-sheets zullen worden vervangen door 4PS als “single source of truth” en de updates van cijfers zullen frequenter gebeuren. Dit laat iedereen binnen de organisatie toe om regelmatig een duidelijk beeld te hebben van waar we staan, zowel op het vlak van actuele “C2” kosten als van de “C3” einde werk prognose. Tegelijkertijd bouwen we zo ook een rijke database uit waarmee we in de toekomst budgetten accurater kunnen bepalen en kansen en risico’s kunnen identificeren. Bovendien kunnen we de rapporteringen opvragen in één enkel platform in plaats van een veelvoud van documenten.

Momenteel leggen we de laatste hand aan de eerste systeemconfiguratie zodat we eind september met de testen kunnen beginnen. De timing is uitdagend maar onze doelstelling is om 4PS op 1 januari (het begin van het boekjaar) in gebruik te nemen. Ik wil benadrukken dat dit project door zowel de business- als de IT-afdeling wordt gedragen met respectievelijk Stéphane Glorieux en Frédéric Schoenaers als projectverantwoordelijken. Zij beantwoorden met veel plezier al jullie vragen.

Uiteraard vraagt de invoering van 4PS de medewerking van heel wat collega’s, zowel voor de configuratie als voor het testen van het platform. Daarnaast zullen veel medewerkers moeten opgeleid worden en vertrouwd geraken met de nieuwe tool. Wij rekenen daarom op jullie leiderschap om van deze belangrijke verandering een succes te maken voor BESIX.

Ik vraag jullie dan ook om jezelf en jullie teams toe te staan om hier de nodige tijd en energie in te investeren. Zorg er ook voor dat alle verwachtingen en mogelijke weerstand van jullie medewerkers aan het 4PS projectteam worden voorgelegd. Dit is belangrijk om dit project te doen slagen.

Dit project maakt een integraal onderdeel uit van onze Principles To Excel. Hierdoor kunnen alle betrokken collega’s van BESIX, zowel op de werven als op het hoofdkantoor, beter samenwerken dankzij een betere opvolging.

Samen met Stéphane en Frédéric houden we jullie uiteraard op de hoogte van de vorderingen van het project.

Alvast bedankt voor jullie enthousiaste steun,

Pierre