Het wordt alsmaar duidelijker dat de pandemie zijn grip verliest hier in België: ziekenhuisopnames dalen en het aantal vaccinaties neemt iedere dag toe. Het gevaar is nog niet volledig geweken, maar we voelen dat we meer en meer ons normale leven terugkrijgen. De overheid versoepelt gaandeweg de vele maatregelen en de dag dat we weer kunnen gaan werken en samenkomen zoals vroeger komt dichterbij.
En dat is een goede zaak, want wat gaat er in een creatieve sector als die van ons nu boven een goede inspirerend babbeltje met een collega in de gang of een bezoekje aan de bureau van een andere collega om hulp te vragen bij iets. Elkaar in het echt zien heeft zoveel voordelen, zoals de spontaniteit en de kracht van een live brainstorm. Allemaal voordelen die de digitale tools in deze wereld niet kunnen bieden, ondanks het feit dat we de efficiëntie van videogesprekken ook wel kunnen appreciëren.
Om opnieuw van de voordelen te kunnen genieten maken we ons, in functie van de officiële regels, klaar om de deuren van een nieuw hoofdstuk te openen, het hoofdstuk van ‘de terugkeer naar kantoor’ (of voor onze nieuwe medewerkers: ‘de eerste keer op kantoor’). En dat geldt voor iedereen die naar kantoor kan in België, of het nu op een werf is, in een regionaal kantoor of het hoofdkwartier.
Juni: het startschot voor een nieuwe manier van werken
Niets is natuurlijk 100% zeker, aangezien de omstandigheden nog dagelijks kunnen veranderen. We zullen dus allemaal flexibel moeten blijven.
Waar we werken is sinds maart 2020 voor iedereen anders. Terwijl het werk op de werven doorging en er daar weinig tot geen telewerk mogelijk was, werkten andere collega’s slechts af en toe op een kantoor, omdat dat binnen hun functie nodig was. Nog anderen werkten bijna uitsluitend van thuis uit, omdat hun functie onder de regel van verplicht telewerken viel. Waar je ook gewerkt hebt, we willen je bedanken voor je engagement, flexibiliteit en efficiëntie in de voorbije maanden.
Wat is de stand van zaken nu?
De federale coronamaatregelen laten ons toe om nu, in de maand juni, al te beginnen met de organisatie van een regelmatige terugkeer naar kantoor. Die organisatie hebben we in de handen gelegd van de afdelingshoofden. Je afdelingshoofd zal je dus uitnodigen om weer op kantoor te komen werken. Verder hebben de Belgische autoriteiten aangekondigd dat het verplichte thuiswerk zal worden afgeschaft in juli. Fantastisch nieuws, dus! Hoewel we heel veel bereikt hebben in de afgelopen maanden telewerken, missen we toch één essentieel element: elkaar.
Dus: hoe zal de toekomst op kantoor eruitzien?
Je zit waarschijnlijk met veel vragen. Kan ik af en toe nog van thuis uit werken als mijn functie het toelaat? Hoe zit het met mondmaskers op de werf of op kantoor? Met hoeveel mensen mogen we op kantoor of in een vergaderzaal zijn? Moet er plexiglas zijn tussen de verschillende bureaus? Er zijn veel terechte vragen, die zullen er altijd zijn, en we gaan ze een voor een beantwoorden, beetje bij beetje.
Het eerste dat je moet weten is dat, als de situatie gunstig blijft, we vanaf 1 juli de efficiëntie van een goede live samenwerking willen combineren met een slimme hoeveelheid telewerk. We hebben allemaal ontdekt dat telewerk voordelen heeft, maar ook nadelen. Omdat we de voordelen willen behouden, heeft BESIX voor een hybride aanpak gekozen, op maat van de behoeften van de departementen. Het is dan ook aan de afdelingen zelf om een planning en rotatiesysteem op te stellen en die te formaliseren in een team charter, zoals vermeld in het telewerkbeleid.
Veiligheid boven alles
Ten tweede moet je weten dat we dit proces niet in gang zouden zetten als we de veiligheid niet konden garanderen. We hebben zeer strikte protocollen ingevoerd sinds maart 2020: van desinfectiezuilen tot ontsmettingsmiddel voor de bureau’s en tafels, van goede ventilatie tot een veilige indeling van de ruimtes, en nog zoveel meer. Veel aanpassingen, maar ze zijn effectief gebleken. Sinds het begin van de crisis hebben we nog geen enkele uitbraak gehad. In het begin zullen de protocollen dan ook behouden blijven, maar later zullen ze eventueel versoepeld worden naargelang de officiële aanbevelingen. Bovendien zal alles strikt gecontroleerd worden voor het geval bepaalde protocollen opnieuw moeten worden ingevoerd. De protocollen die momenteel van kracht zijn, vind je in de appendix.
We rekenen erop dat iedereen zijn steentje bijdraagt, ook wanneer je al gevaccineerd bent. Regelmatig je handen wassen, thuisblijven wanneer je ziek bent, ruimtes ventileren… Het zijn stuk voor stuk maatregelen die ons beschermen tegen het virus.
Als jullie werkgever pleiten we er ook voor dat je je laat vaccineren. Je beschermt niet alleen jezelf, je familie en je vrienden, je beschermt ook je collega’s en andere werkgerelateerde contacten. Enkel samen kunnen we het virus verslaan.
De overgang vergemakkelijken
Het is normaal als je een gemengd gevoel hebt nu. Je wilt misschien niet meteen je nieuwe gewoonte van telewerk veranderen en weer in persoon samen te werken. Het is juist daarom dat we bewust voor een hybride aanpak hebben gekozen. Op die manier hebben jullie meer flexibiliteit en onafhankelijkheid, terwijl we ook een bepaalde structuur kunnen bieden. Sommigen onder ons zullen zich opnieuw moeten aanpassen aan het pendelen, maar het zal ook veel voordelen met zich meebrengen, zoals minder eenzaamheid, een hogere productiviteit en duidelijkere grenzen tussen werk en privé.
We gaan gaandeweg opnieuw verbindende collegiale momenten invoeren, zoals een grotere capaciteit in het restaurant in het hoofdkantoor, happy hour onder het team, kleine maar leuke animaties en wedstrijden tijdens het EK voetbal…
Samenkomen in persoon om samen te werken en een gemeenschap op te bouwen is van primair belang in onze bekende ondernemers- en collegiale cultuur en vormt een belangrijk onderdeel van onze toekomst. We zullen ons gradueel aanpassen, allemaal samen. We houden jullie op de hoogte in de komende weken.
Voor nu: de huidige sanitaire maatregelen blijven van kracht, afdelingshoofden en projectleiders stellen een plan op voor een regelmatige terugkeer naar kantoor en aanvragen voor telewerk moeten nog steeds via LEO of via de Employee Self-Service gemeld worden.
We kijken ernaar uit om jullie weer te zien op kantoor.
Geert Aelbrecht, Chief People Officer, BESIX Group
en het uitvoerend comité